Anforderungen an einen Kassenbeleg

Seit mittlerweile mehr als drei Jahren ist jedes Unternehmen bei Barzahlungen verpflichtet, einen Kassenbeleg zu erstellen und dem Kunden auszuhändigen. Die Belegerteilungspflicht gilt dabei ab dem ersten Barumsatz. Belege bestehen in Österreich meist aus einer Reihe verschiedenster Informationen. Doch welche Bestandteile hat üblicherweise ein Beleg und welche Informationen sind notwendig um Probleme mit Behörden zu vermeiden? Antworten auf diese Fragen lesen Sie im folgenden Beitrag.

Der Beleg und die Belegerteilungspflicht

Für jede empfangene Barzahlung müssen Unternehmer und Unternehmerinnen seit dem Jahr 2016 einen Beleg ausstellen. Dies ist unabhängig davon, ob eine Registrierkassenpflicht besteht oder nicht. Der Beleg kann elektronisch, oder auch per Hand erstellt und dem Kunden übermittelt werden. Sollte jedoch eine Registrierkassenpflicht bestehen, muss der Kassenbon verpflichtend aus dem elektronischen Aufzeichnungssystem generiert werden. UnternehmerInnen müssen zudem vom Beleg eine Durchschrift oder eine elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre aufbewahren.

Mindestinhalt von Kassenbelegen

Mit der Einführung des vorgeschriebenen Manipulationsschutzes für Registrierkassen im Jahr 2017 hat sich auch rund um den Beleginhalt einiges getan. Der Mindestinhalt eines Beleges bestand bis zu diesem Zeitpunkt aus folgenden fünf Angaben:

• Eindeutige Bezeichnung des leistenden bzw. liefernden Unternehmens
• Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (Einmalige Vergabe - zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls)
• Tag an dem der Beleg ausgestellt wurde
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Betrag der Zahlung

Seit dem 01.05.2017 wurden diese Mindestanforderungen um weitere 4 Punkte ergänzt. Ein Beleg muss nun auch folgende Angaben enthalten:

• Kassenidentifikationsnummer
• Datum und Uhrzeit an dem der Beleg ausgestellt wurde
• Betrag der Zahlung getrennt nach Steuersätzen
• Maschinenlesbarer Code (QR-Code)

Für Umsätze in Buschenschanken, in Alm-, Berg- und Skihütten oder Umsätze im Freien gelten gesonderte Regelungen der Belegerteilung.

Belegannahme des Kunden

Der Kunde kann nicht gezwungen werden den Beleg anzunehmen, ist grundsätzlich aber dazu verpflichtet. Bietet der Verkäufer den Kassenbeleg dem Kunden an, ist für Ihn die Belegerteilungspflicht erfüllt.

Fazit

Mit der Einführung der technischen Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen wurde auch der Mindestinhalt eines Beleges um die Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag nach Steuersätzen und dem QR-Code erweitert. Moderne Kassensysteme bieten hier allerdings Abhilfe, da diese automatisch einen Beleg mit allen verpflichtenden Informationen erstellen. Weiters empfiehlt es sich übrigens auch Firmenlogo, Telefonnummer oder Internetadresse auf einem Beleg auszuweisen.