Kassenprüfung in Österreich: Wie laufen die Prüfungen ab?

Die seit 2017 geltende Registrierkassen­sicherheitsverordnung (RKSV) in Österreich führt neben dem verpflichteten Manipulationsschutz für Registrierkassen auch dazu, dass eine Überprüfung der Kasse durch die Finanz leichter möglich ist. Wie solche Prüfungen in der Praxis ablaufen und wie man sich auf eine Kassenprüfung vorbereiten kann, klären wir im folgenden Beitrag.

Inhalt des Beitrags

• Allgemeines zur Kassenprüfung
• Welche Prüfungen gibt es und wie laufen diese ab?
• Mögliche formelle Mängel
• Vorbereitung auf die Kassenprüfung

Allgemeines zur Kassenprüfung

Seit nunmehr gut drei Jahren sind Registrierkassen in Österreich durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Da die Umsetzung der RKSV bei vielen Unternehmen zu Beginn nur schleppend vor sich ging und lange Übergangsfristen die Folge waren, wurden in den Jahren 2017 und 2018 nur eine begrenzte Anzahl an Kassenprüfungen durchgeführt. Diese werden nun allerdings intensiviert, da es heutzutage selbstverständlich ist, dass bei registrierkassenpflichtigen Unternehmen eine Registrierkasse vorhanden ist. Um etwaige Sanktionen zu vermeiden, ist es deshalb umso wichtiger, dass die Vorschriften genau eingehalten werden.

Infografik: Grundlagen zur Kassenprüfung

Arten und Ablauf von Prüfungen

Die Einführung der RKSV im Jahr 2017 führte auch dazu, dass Prüfungen standardisiert durchgeführt werden können. Fünf Prüfungen in Bezug auf eine Registrierkasse unterschieden werden. Die beiden gängigsten Kassenprüfungen werden nachfolgend erläutert.

1. Nachschau zu Aufzeichnungsverpflichtungen

• Vor-Ort-Kontrolle der Erfüllung der neuen Aufzeichnungspflichten
• Erfolgt in der Regel ohne Vorankündigung durch die Finanzpolizei
• Es wird im Wesentlichen geprüft, ob und welches Kassensystem verwendet wird
• Durchführung einer Nullbelegprüfung
• Eine Übernahme des Datenerfassungsprotokoll ist nicht vorgesehen

2. Standardisierte Prüfung der Aufzeichnungspflichten

• Prüfung der Einhaltung der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
• Vollständige Offenlegung und Mitwirkung des Unternehmers als Voraussetzung (u.a. Bereitstellung der Barerlösdaten für Zeiträume ab 2017)
• Werden dabei keine Risiken festgestellt, wird die Prüfung beendet. Ansonsten wird diese als Aufzeichnungs- und Kassenprüfung fortgesetzt

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Mögliche formelle Mängel

Es gibt zwei Arten von formellen Mängeln: Die Nichtbeachtung der Vorgaben der RKSV durch den Unternehmer und Fehler in der Registrierkassensoftware.

Nicht erfüllte Vorgaben der RKSV

Neben der Nichtmeldung bzw. der Nichtregistrierung einer Registrierkasse, ist eine fehlende Belegerteilung zu den nicht erfüllten Vorgaben der RKSV zu zählen. In diesem Fall ist allerdings zu unterscheiden, ob der Geschäftsvorfall in der Kasse erfasst wurde und nur die Belegausgabe nicht erfolgte, oder ob der Abschluss gar nicht erfasst wurde. Die Belegerteilungspflicht ist für Unternehmer aber unbedingt zu beachten, da die Registrierkassenpflicht nur in Kombination mit der Belegerteilungspflicht die gesamte Umsatzerfassung sicherstellen kann. Nur durch die Erteilung eines signierten Beleges, kann keine spurlose Stornierung mehr erfolgen. Entsprechende Kontrollen werden bei der Nachschau zu Aufzeichnungsverpflichtungen durchgeführt.

Fehlerhafte Datenerfassungsprotokolle

Häufig sind Fehler im Datenerfassungsprotokoll auf kleine Implementierungsfehler der Softwarehersteller zurückzuführen. Die Problematik dabei ist, dass diese Fehler im Fall einer Prüfung vom Unternehmer erklärt werden sollten. Folgend sind die häufigsten Fehlerarten mit kurzer Begründung angeführt:

• Nicht gemeldeter Ausfall der Signatureinheit – Ein längerer Ausfall als 48 Stunden muss vom Unternehmer über FinanzOnline gemeldet werden.
• Fehlerhafte oder falsche Signatur – Die Signatur wurde aufgrund eines Programmfehlers nicht korrekt erstellt.
• Fehlerhafte Belegverkettung – Jeder Beleg muss mit dem vorhergehenden verkettet sein (als Teil der Signatur)
• Doppelte Belegnummern
• Nicht signierter Nullbeleg – Im Regelfall zeigt diese Warnung an, dass ein Nullbeleg zu einem Zeitpunkt erstellt wurde, an dem die Signatureinheit ausgefallen war.

Vorbereitung auf die Kassenprüfung

Für Unternehmer sind derartige Prüfungen klarerweise kein angenehmer Vorgang. Bei einer guten Vorbereitung kann die Prüfung jedoch meist kurzgehalten werden. Neben allgemeinen Tipps wie dem Bewahren der Ruhe oder dem Zeigen von Kooperationsbereitschaft sind vor allem folgende Vorbereitungen sinnvoll:

• Personen, die mit der Registrierkasse am besten vertraut sind, sollen als Ansprechpartner für Kassenprüfungen dienen.
• Diese sollten wissen, wie ein Nullbeleg und das Datenerfassungsprotokoll erzeugt werden können.
• Bedienungsanleitung, Handbuch, Einrichtungsprotokolle und sonstige Organisationsunterlagen zur Kasse sollten vorbereitet werden.
• Regelmäßige Überprüfung der Belege mit der FinanzOnline App.